Gmail માં બિલ્ટ-ઇન નોટ્સ સુવિધાનો ઉપયોગ કેવી રીતે કરવો તે જાણો

જો તમે દિવસનો મોટો ભાગ તમારા ઇમેઇલ સાથે ચોંટાડવામાં વિતાવો છો, તો તમને ખબર જ હશે કે Gmail એ ફક્ત એક ઇનબોક્સ કરતાં ઘણું વધારે છે.ઇમેઇલ્સ, મીટિંગ્સ, ચેટ્સ અને શેર કરેલા દસ્તાવેજો વચ્ચે, જો તમારી પાસે તમારી જાતને ગોઠવવા માટે સ્પષ્ટ સિસ્ટમ ન હોય તો તમારા માથામાં ફરવું સામાન્ય છે; કેટલીક યુક્તિઓ સાથે તમે Gmail માંથી વધુ મેળવો.

સારા સમાચાર એ છે કે વ્યવસ્થિત થવા માટે તમારે તમારા કમ્પ્યુટરને અસ્પષ્ટ પ્રોગ્રામ્સથી ભરવાની જરૂર નથી. ગૂગલમાં પહેલેથી જ જે શામેલ છે તેની મદદથી, તમે એક સંપૂર્ણ વાતાવરણ સેટ કરી શકો છો: નોંધો, કાર્યો, રીમાઇન્ડર્સ અને આંતરિક ટિપ્પણીઓ જે તમારા ઇમેઇલ્સ સાથે સીધી લિંક થયેલ છે.ગૂગલ ટાસ્ક, ગૂગલ કીપ, કેલેન્ડર, ચેટ, મીટ, ડ્રાઇવ અને ખાસ એક્સટેન્શનની સાથે જીમેલનો ઉપયોગ પણ કરી શકાય છે.

Gmail માં "ઇન્ટિગ્રેટેડ નોટ્સ" ખરેખર શું છે?

જ્યારે આપણે Gmail માં સંકલિત નોંધો વિશે વાત કરીએ છીએ, ત્યારે આપણે એકસાથે કામ કરતા અનેક સ્તરોનો ઉલ્લેખ કરી રહ્યા છીએ: એક તરફ, Google Tasks વડે સાઇડ પેનલ પરથી તમે મેનેજ કરી શકો છો તે કાર્યો અને રીમાઇન્ડર્સએક તરફ, Google Keep માં ઝડપી નોંધો અને આંતરિક ટિપ્પણીઓ અથવા ટિપ્પણીઓ છે જે તમે તૃતીય-પક્ષ સાધનો અથવા અદ્યતન વર્કસ્પેસ સુવિધાઓનો ઉપયોગ કરીને ઇમેઇલ્સમાં ઉમેરી શકો છો.

મૂળભૂત રીતે, ઇમેઇલ સાથે જોડાયેલ નોંધ છે સંદર્ભિત ટેક્સ્ટનો એક નાનો બ્લોક જેને તમે અને તમારી ટીમ ચોક્કસ વાતચીત સાથે સાંકળી શકો છોતેનો ઉપયોગ ક્લાયન્ટ જે મૂળ સંદેશ જુએ છે તેમાં ફેરફાર કર્યા વિના, આંતરિક સૂચનાઓ છોડવા, સારાંશ બનાવવા, કરાર નોંધવા અથવા જવાબદારી સોંપવા માટે થઈ શકે છે.

સૌથી સંપૂર્ણ સિસ્ટમોમાં, આ નોંધો આ રીતે વર્તે છે ઇમેઇલ પર એક ખાનગી ચેટ થ્રેડ ઓવરલે થયેલ છેટીમના સભ્યો તેમને જોઈ શકે છે, એકબીજાને જવાબ આપી શકે છે, ફાઇલો જોડી શકે છે અથવા સમજૂતીત્મક વિડિઓ પણ દાખલ કરી શકે છે, જ્યારે બાહ્ય લોકો જે ઇમેઇલ પ્રાપ્ત કરે છે તેઓ તે આંતરિક વાતચીતમાંથી કંઈ જોઈ શકતા નથી.

તકનીકી રીતે, આ ટીકાઓ ઇમેઇલ ટેક્સ્ટમાં એમ્બેડ કરેલી નથી, પરંતુ તે એક અલગ ડેટા લેયર તરીકે સંગ્રહિત થાય છે જે તમારી ટીમના ઇનબોક્સ વચ્ચે સિંક્રનાઇઝ થાય છે. બ્રાઉઝર એક્સટેન્શન અથવા ચોક્કસ એકીકરણ દ્વારા. આ રીતે તમે જ્યાં કાર્ય પૂર્ણ થાય છે ત્યાં જ આંતરિક સંકલન ચેનલ જાળવી શકો છો: Gmail માં જ.

Google Workspace માં સંકલિત Gmail અનુભવ

જો તમે તમારી કંપનીમાં Google Workspaceનો ઉપયોગ કરો છો, તો તમારી પાસે કૉલ સક્રિય કરવાનો વિકલ્પ છે સંકલિત Gmail અનુભવતે એક જ ઇન્ટરફેસમાં ઇમેઇલ, ગૂગલ ચેટ, ગૂગલ મીટ, કેલેન્ડર, ડ્રાઇવ, ડોક્સ, ટાસ્ક અને વધુ સેવાઓને એકસાથે લાવે છે. બધું એક જ વિંડોમાં અલગ અલગ ટેબ અને પેનલમાં પ્રદર્શિત થાય છે.

એડમિનિસ્ટ્રેટર તરીકે, પહેલું પગલું એ છે કે ગૂગલ ચેટને સક્ષમ કરવું અને તેનો ઉપયોગ પ્રાધાન્યક્ષમ રીતે કરવાનો વિકલ્પ આપવો, જેથી વપરાશકર્તાઓ વ્યક્તિગત રીતે, જૂથોમાં અથવા કાર્યસ્થળોમાં ચેટ કરી શકે છે સીધા Gmail થી. આ જગ્યાઓમાં, તમે તમારા ઇમેઇલ છોડ્યા વિના એપ્લિકેશનોનો ઉપયોગ કરી શકો છો, કાર્યોનું સંચાલન કરી શકો છો, સ્ટેટસ રિપોર્ટ જનરેટ કરી શકો છો અને કાર્ય માલિકોને પણ બદલી શકો છો.

Google Meet ને સક્રિય કરવું એ પણ એક સારો વિચાર છે જેથી, Gmail માંથી, વપરાશકર્તાઓ સીધા જ વિડિઓ કૉલ્સ બનાવી અને તેમાં જોડાઈ શકે છેશૈક્ષણિક સેટિંગ્સમાં, મીટને ડિસ્ટન્સ લર્નિંગમાં અનુકૂલિત કરવા માટે વધારાના નિયંત્રણો છે, પરંતુ વ્યવહારિક સ્તરે અસર સમાન છે: બધું ઇનબોક્સમાં કેન્દ્રિત થઈ જાય છે.

આ પ્રક્રિયા પૂર્ણ કરવા માટે, તમારે ખાતરી કરવાની જરૂર છે કે ગૂગલ કેલેન્ડર, ડ્રાઇવ, ડોક્સ અને ટાસ્ક યુઝર એકાઉન્ટ્સ પર સક્રિય છે. તો જ તે કામ કરશે. આગામી મીટિંગ્સ દેખાશે, અને ફાઇલો ચેટમાં શેર કરી શકાશે. અને કાર્યો Gmail, Chat અને Calendar સાથે સંકલિત કરવામાં આવશે.

કાર્યોના ચોક્કસ કિસ્સામાં, તે મહત્વપૂર્ણ છે કે તે સંસ્થા સ્તરે સક્ષમ હોય, કારણ કે કાર્યો ઇમેઇલ, ચેટ, દસ્તાવેજો અને રિમાઇન્ડર્સને એક જ પ્રવાહમાં જોડે છેજ્યારે આ બધું યોગ્ય રીતે સેટ થઈ જાય છે, ત્યારે Gmail "માત્ર ઇમેઇલ" રહેવાનું બંધ કરી દે છે અને રોજિંદા કાર્ય માટે એક પ્રકારનું નિયંત્રણ પેનલ બની જાય છે.

સુરક્ષા, બાહ્ય ચેટ અને ડેટા રીટેન્શન

જ્યારે તમે ઇમેઇલ્સ સાથે સંકળાયેલ નોંધો, કાર્યો અને આંતરિક ચેટ્સનો ઉપયોગ કરવાનું શરૂ કરો છો, ત્યારે ફક્ત ઉત્પાદકતા વિશે વિચારવું પૂરતું નથી: આપણે સુરક્ષા અને માહિતી જાળવી રાખવાનું પણ ધ્યાન રાખવાની જરૂર છે.ખાસ કરીને કડક કાનૂની અથવા પાલન જરૂરિયાતો ધરાવતી કંપનીઓમાં.

ગૂગલ એડમિન કન્સોલથી તે શક્ય છે વપરાશકર્તાઓ સંસ્થાની બહારના લોકો સાથે ચેટ કરી શકે છે કે નહીં તે નિયંત્રિત કરોઅને કઈ પરિસ્થિતિઓ હેઠળ. આમાં કંપનીની બહારના લોકો ભાગ લઈ શકે તેવી જગ્યાઓ (ભૂતપૂર્વ મીટિંગ રૂમ) બનાવવા પર પ્રતિબંધ મૂકવાનો અથવા મંજૂરી આપવાનો સમાવેશ થાય છે, જે સંવેદનશીલ ડેટાને હેન્ડલ કરતી વખતે મહત્વપૂર્ણ છે.

બીજો મુખ્ય મુદ્દો ચેટ ઇતિહાસ વ્યવસ્થાપન છે. આ ઘણી સંસ્થાઓ માટે રસપ્રદ છે. ભૂતકાળની વાતચીતોની સમીક્ષા કરવા માટે ચેટ અને સ્પેસમાં ઇતિહાસ સક્ષમ રાખો અને આંતરિક આર્કાઇવિંગ નીતિઓનું પાલન કરે છે. જો અક્ષમ હોય, તો આ સંદેશાઓ સાચવવામાં આવતા નથી અથવા Google Vault જેવા ડેટા ગવર્નન્સ ટૂલ્સમાં મોકલવામાં આવતા નથી.

જો તમારી કંપની વૉલ્ટનો ઉપયોગ કરે છે, તો કાનૂની ટીમ સાથે સંકલન કરવાની સલાહ આપવામાં આવે છે જેથી રીટેન્શન અને શોધ નીતિઓને સ્પષ્ટ રીતે વ્યાખ્યાયિત કરોકૃપા કરીને નોંધ લો કે જ્યારે ઇતિહાસ અક્ષમ હોય છે, ત્યારે ચેટ સંદેશાઓ અને આંતરિક નોંધો સંબંધિત કેટલીક ક્રિયાપ્રતિક્રિયાઓ ભવિષ્યની શોધ માટે ઉપલબ્ધ ન પણ હોય. નિકાસ.

આ ફાઉન્ડેશન યોગ્ય રીતે ગોઠવાયેલ હોવાથી, તમે વધુ શાંતિ સાથે સંકલિત Gmail અનુભવનો લાભ લઈ શકો છો, એ જાણીને કે નોંધો, કાર્યો અને આંતરિક વાતચીતો તમારી સંસ્થાની સુરક્ષા અને જાળવણી નીતિઓનું પાલન કરે છે..

ઇમેઇલ્સમાં આંતરિક નોંધો: Gmail ઉપર સહયોગ કેવી રીતે કાર્ય કરે છે

કાર્યો અને કીપ ઉપરાંત, ઘણી કંપનીઓ સહયોગનો વધારાનો સ્તર ઉમેરે છે ઇમેઇલ્સ સાથે સીધી રીતે સંકળાયેલ આંતરિક નોંધોઆ તે જગ્યા છે જ્યાં એક્સટેન્શન અને પ્લેટફોર્મ ભૂમિકા ભજવે છે, જે Gmail ને વધુ સ્માર્ટ શેર કરેલ ઇનબોક્સમાં ફેરવે છે.

આ વિચાર સરળ છે: કોઈ સાથીદારને ચર્ચા કરવા માટે ઈમેલ ફોરવર્ડ કરવાને બદલે અથવા બીજી ચેટમાં સમાંતર વાતચીત શરૂ કરવાને બદલે, મૂળ ઇમેઇલ સાથે જોડાયેલ એક ખાનગી ટિપ્પણી ઉમેરો.ફક્ત તમારી ટીમ જ તેને જુએ છે, ક્લાયન્ટ ક્યારેય નહીં, અને ત્યાં તમે ચર્ચા કરી શકો છો, શંકાઓ દૂર કરી શકો છો, નિર્ણયો નક્કી કરી શકો છો અથવા પ્રતિભાવ માટે સૂચનાઓ છોડી શકો છો.

support@ અથવા sales@ જેવા શેર કરેલા ઇનબોક્સમાં, આ બધો જ ફરક પાડે છે. પરંપરાગત રીતે, જો કોઈ સપોર્ટ એજન્ટને કોઈ એન્જિનિયરની મદદની જરૂર હોય, તો તેમણે ઈમેલ ફોરવર્ડ કરવો પડતો હતો અથવા તેને બીજા ટૂલમાં કોપી કરવો પડતો હતો. સંદર્ભ તોડીને માહિતીનો ફેલાવોઆંતરિક નોંધો સાથે, ફક્ત તમારા સાથીદારનો ઉલ્લેખ નોંધમાં @ ચિહ્ન સાથે કરો જેથી તેઓને સૂચના મળે અને ક્લાયંટનો સંદેશ બધી વિગતો સાથે દેખાય.

આ નોંધો સામાન્ય રીતે પરવાનગી આપે છે દસ્તાવેજો, સ્ક્રીનશોટ, લિંક્સ અથવા ટૂંકા વિડિઓઝ પણ જોડો જ્યાં તમે કોઈ જટિલ કેસ સમજાવો છો. વધુમાં, તે કાલક્રમિક રીતે ગોઠવાયેલા છે, જેમાં ટાઇમસ્ટેમ્પ અને કોણે શું કહ્યું તેનો રેકોર્ડ છે, જે નિર્ણયોનું ઓડિટ કરવામાં અથવા ઘટના કેવી રીતે ઉકેલાઈ તેની સમીક્ષા કરવામાં મદદ કરે છે.

વ્યવહારમાં, આ આંતરિક ટિપ્પણી સ્તર Gmail ને ઇમેઇલ અને કાર્ય વ્યવસ્થાપન સાધન વચ્ચે એક હાઇબ્રિડ જગ્યાબિનજરૂરી ફોરવર્ડિંગ ઘટાડવું અને મહત્વપૂર્ણ માહિતીને બહુવિધ ચેનલોમાં વિખેરાઈ જવાથી અટકાવવી.

Gmail ઇમેઇલ્સમાં નોંધો ઉમેરવા માટે પ્લેટફોર્મ અને એક્સટેન્શન

જો તમે અદ્યતન Google Workspace સુવિધા વિના વ્યક્તિગત અથવા વ્યાવસાયિક હેતુઓ માટે Gmail નો ઉપયોગ કરો છો, તો પણ તમે તૃતીય-પક્ષ એક્સટેન્શન અને એપ્લિકેશનોનો ઉપયોગ કરીને તમારા ઇમેઇલ્સમાં નોંધો ઉમેરી શકો છો. વધુમાં, તમે આને અદ્યતન ફિલ્ટરિંગ ચોક્કસ થ્રેડોને આપમેળે ગોઠવવા માટે. કેટલાક લોકપ્રિય ઉકેલો તમને દરેક થ્રેડ પર સીધા જ ટીકાઓ લખવાની મંજૂરી આપે છે. અને, કેટલાક કિસ્સાઓમાં, તેમને તમારા Google ડ્રાઇવ એકાઉન્ટ સાથે લિંક કરો.

ક્લાસિક વિકલ્પોમાંથી એક એ એક્સ્ટેંશન છે જે, એકવાર ક્રોમ અથવા ફાયરફોક્સમાં ઇન્સ્ટોલ થઈ જાય, વાતચીતની ટોચ પર એક નાનું નોટપેડ ઉમેરોત્યાંથી, તમે તે ચોક્કસ થ્રેડ સંબંધિત ટિપ્પણીઓ લખી શકો છો, જે તમારી ડ્રાઇવમાં સાચવવામાં આવે છે. દરેક સંદેશની પોતાની નોંધો હોઈ શકે છે, જે દરેક ઇમેઇલ સાથે તમારે શું કરવાની જરૂર છે તે યાદ રાખવા માટે યોગ્ય છે.

બીજા પણ સાધનો છે જે એક ડગલું આગળ વધે છે અને Gmail ને નોંધો અને સમયમર્યાદા સાથે કાર્ય વ્યવસ્થાપન સિસ્ટમઆ સામાન્ય રીતે તમને ચોક્કસ ક્રિયાઓ સાથે ઇમેઇલ્સને ચિહ્નિત કરવા, રીમાઇન્ડર્સ શેડ્યૂલ કરવા અને દિવસ અથવા સ્થિતિ (આજે, કાલે, પ્રગતિમાં, હોલ્ડ પર, વગેરે) દ્વારા ગોઠવાયેલા તમારા બાકી કાર્યો જોવાની મંજૂરી આપે છે, દરેક સંદેશની બાજુમાં નોંધોને એકીકૃત કરે છે.

વિન્ડોઝ માટે ડેસ્કટોપ એપ્લિકેશનો પણ છે જે સીધા Gmail ઇન્ટરફેસ સાથે સંકલિત થતી નથી, પરંતુ તે તેઓ તમે જોઈ રહ્યા છો તે સંદેશ સાથે સંકળાયેલ પોપ-અપ નોંધો પ્રદર્શિત કરે છે.તેઓ સામાન્ય રીતે દરેક નોંધને ઇમેઇલ URL અથવા કીવર્ડ્સ સાથે મેન્યુઅલી લિંક કરીને કાર્ય કરે છે; જ્યારે તમે મેળ ખાતો ઇમેઇલ ખોલો છો, ત્યારે તમને સંબંધિત નોંધની જાણ કરવામાં આવે છે.

આમાંથી કોઈપણ વિકલ્પો સાથે, તમે તે પ્રાપ્ત કરો છો દરેક મહત્વપૂર્ણ ઈમેલ સાથે સમજૂતી, કરવા માટેની યાદી અથવા લીધેલા નિર્ણયનો સમાવેશ થવો જોઈએ.તમારી મેમરી અથવા ફોરવર્ડ કરેલા ઇમેઇલ થ્રેડ્સ પર આધાર રાખ્યા વિના, જે અનુસરવાનું અશક્ય બની જાય છે.

Gmail, કાર્યો અને કીપ: સંકલિત નોંધો અને કાર્યોનો મુખ્ય ભાગ

બીજું કંઈપણ ઇન્સ્ટોલ કર્યા વિના, Gmail પહેલેથી જ એક સાઇડ પેનલ ઓફર કરે છે જેમાંથી તમે ઉપયોગ કરી શકો છો નોંધ લેવા અને કરવા માટેની સૂચિ સિસ્ટમ તરીકે ગૂગલ ટાસ્ક અને ગૂગલ કીપઆ બે એપ્લિકેશનો કેલેન્ડર, ડ્રાઇવ, ડોક્સ અને બાકીના ગૂગલ ઇકોસિસ્ટમ સાથે સમન્વયિત થાય છે.

Google Tasks ચોક્કસ કાર્યોનું સંચાલન કરવા માટે રચાયેલ છે: તમે કરી શકો છો કાર્યો બનાવો, તેમને તારીખ અને સમય આપો, વર્ણનો ઉમેરો અને તેમને પેટા કાર્યોમાં વિભાજીત કરો.આ બધું Gmail ઇન્ટરફેસ છોડ્યા વિના, ફક્ત સાઇડ પેનલ ખોલીને અને ટાઇપ કરીને કરવામાં આવે છે.

ગૂગલ કીપ એક ઝડપી નોટપેડની જેમ કામ કરે છે: તે તમને વિચારો, ચેકલિસ્ટ્સ, ટેક્સ્ટ સ્નિપેટ્સ અથવા લિંક્સ સાચવો જેને તમે ગુમાવવા માંગતા નથી. તે Gmail ની બાજુમાં પણ પ્રદર્શિત થાય છે, જેથી તમે ઇમેઇલ વાંચતી વખતે અથવા જવાબ આપતી વખતે તમારી નોંધો ચકાસી શકો.

છેલ્લા કેટલાક સમયથી, ગૂગલે મોટાભાગના રિમાઇન્ડર્સને ટાસ્કમાં ગ્રૂપ કર્યા છે. આ તે રિમાઇન્ડર્સ છે જે અગાઉ કેલેન્ડર અથવા ગૂગલ આસિસ્ટન્ટમાં દેખાતા હતા. હવે તેઓ એક જ કાર્ય અનુભવમાં સંકલિત છેઆનાથી બધું એક જ જગ્યાએ રાખવું સરળ બને છે અને તમારા રિમાઇન્ડર્સને અડધો ડઝન એપ્સમાં વિખેરવા નહીં પડે.

મુખ્ય વાત એ છે કે આ આખી સિસ્ટમ ક્લાઉડમાં સિંક્રનાઇઝ થયેલ છે: Gmail માંથી Tasks અથવા Keep માં તમે જે પણ ફેરફારો કરો છો તે તમારા મોબાઇલ, ટેબ્લેટ અથવા Calendar પર તરત જ પ્રતિબિંબિત થાય છે.જો તમને કોઈ સમસ્યા જણાય, તો સલાહ લો સામાન્ય Gmail ઉકેલોજેથી તમે કોઈપણ ઉપકરણ પર તમારી ટુ-ડુ લિસ્ટ સાથે અપડેટ રહી શકો.

Gmail ઇમેઇલ્સને કાર્યક્ષમ કાર્યોમાં ફેરવો

તમારી આંગળીના વેઢે સૌથી ઉપયોગી કાર્યોમાંનું એક છે ફક્ત બે ક્લિક્સમાં ઇમેઇલને Google Tasks અસાઇનમેન્ટમાં રૂપાંતરિત કરોવિનંતીઓ, સમયમર્યાદા અથવા તમે તરત જ ન કરી શકો તેવી બાબતોનો સમાવેશ કરતા ઇમેઇલ્સ માટે આદર્શ.

પ્રક્રિયા સીધી છે: સંદેશ ખોલો અને ઇમેઇલના આઇકોન બારમાં મળેલા "ટાસ્કમાં ઉમેરો" વિકલ્પનો ઉપયોગ કરો. Gmail આપમેળે સાઇડબારમાં એક નવું કાર્ય બનાવશે. સીધી લિંક દ્વારા મૂળ ઇમેઇલ સાથે લિંક કરેલ.

તે કાર્યપત્રકમાંથી તમે શીર્ષક સંપાદિત કરી શકો છો, વર્ણન વિસ્તૃત કરી શકો છો, સબટાસ્ક ઉમેરી શકો છો, પૂરક નોંધો લખી શકો છો અને સમાપ્તિ તારીખ અને સમય સેટ કરોઆ રીતે, ઇમેઇલ ફક્ત માહિતી રહેવાનું બંધ કરે છે અને સંકળાયેલ સમયમર્યાદા સાથે સ્પષ્ટ ક્રિયા બની જાય છે.

મોટો ફાયદો એ છે કે, જ્યારે કાર્ય કરવાનો સમય આવે છે, તમે એક જ ક્લિકથી મૂળ ઇમેઇલ પર પાછા આવી શકો છો.તમારા ઇનબોક્સમાં શોધ કર્યા વિના જોડાણો, સંદર્ભ અને અગાઉની વાતચીતોની સમીક્ષા કરવી.

આ રીતે કામ કરવાથી, તમારી ટ્રે એક પ્રકારની ફનલ બની જાય છે: મહત્વપૂર્ણ સંદેશાઓ દૃશ્યમાન અને વ્યવસ્થિત કાર્યોમાં અનુવાદિત થાય છે., જ્યારે બાકીનાને દૂર ફાઇલ કરવામાં આવે છે અથવા પૃષ્ઠભૂમિમાં છોડી દેવામાં આવે છે, જે અરાજકતાની લાગણી ઘટાડે છે.

કસ્ટમ યાદીઓ, સબટાસ્ક અને રિકરિંગ કાર્યો

સફરજન અને નારંગીનું મિશ્રણ ટાળવા માટે, Google Tasks પરવાનગી આપે છે બહુવિધ યાદીઓ બનાવો અને તમારા કાર્યોને પ્રોજેક્ટ્સ, વિષયો અથવા તમારા જીવનના ક્ષેત્રો દ્વારા અલગ કરો.ઉદાહરણ તરીકે, તમારી પાસે "કાર્ય" માટે એક યાદી, "વ્યક્તિગત" માટે બીજી, "ક્લાયન્ટ્સ X" માટે બીજી, વગેરે હોઈ શકે છે.

Gmail સાઇડબારમાં, ફક્ત Tasks મેનૂ ખોલો અને "સૂચિ બનાવો" પસંદ કરો. દરેક વખતે જ્યારે તમે ઇમેઇલને કાર્યમાં ફેરવો છો, બધું વધુ વ્યવસ્થિત રાખવા માટે તમે કઈ યાદીમાં સાચવવું તે પસંદ કરી શકો છો. અને કોઈપણ સમયે ફક્ત તમને શું રસ છે તેની સમીક્ષા કરો.

જ્યારે કોઈ કાર્ય ખૂબ મોટું હોય, ત્યારે તેને તોડી નાખવાની બુદ્ધિશાળી વાત છે. તમે દરેક કાર્યની વિગતો પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરીને આ કરી શકો છો. નાના પગલાં રજૂ કરતા પેટા કાર્યો ઉમેરો"માસિક અહેવાલ તૈયાર કરો" જેવું કંઈક તેમના પોતાના બોક્સ સાથે ઘણા પગલાઓમાં વિભાજિત કરી શકાય છે.

વધુમાં, ઘણા કાર્યો પુનરાવર્તિત થાય છે: સાપ્તાહિક અહેવાલો મોકલવા, માસિક ઇન્વોઇસની સમીક્ષા કરવી, ત્રિમાસિક દસ્તાવેજો અપડેટ કરવા... આ કિસ્સાઓમાં, Google ઇકોસિસ્ટમ તમને દૈનિક, સાપ્તાહિક, માસિક અથવા વાર્ષિક પુનરાવર્તન માટે કાર્યોને ગોઠવો.જેથી તે આપમેળે જનરેટ થાય અને તમારે તેમને ફરીથી બનાવવાની જરૂર ન પડે.

યાદીઓ, સબટાસ્ક અને રિકરિંગ કાર્યોને જોડીને, તમારી સંકલિત નોંધો ફક્ત અલગ રીમાઇન્ડર્સ રહેવાનું બંધ કરે છે અને તેઓ એક હલકી છતાં શક્તિશાળી કાર્ય વ્યવસ્થાપન પ્રણાલી બની જાય છે, તમારી જાતને ગોઠવવાની રીતને અનુરૂપ.

ગૂગલ કીપ: તમારા કાર્યોને પૂરક બનાવતી ઝડપી નોંધો

જ્યારે ટાસ્ક્સ તમારે "શું" કરવાનું છે તેના પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરે છે, ત્યારે Google Keep આ માટે યોગ્ય છે તે ઘણા કાર્યોના "કેવી રીતે" અને "શા માટે" સાચવવા માટેનોંધો, વિચારો, રૂપરેખાઓ અથવા યાદીઓ છોડવા માટે આ આદર્શ સ્થળ છે જે હજુ સુધી નક્કર ક્રિયાઓ નથી.

કારણ કે તે Gmail સાઇડબારમાં સંકલિત છે, તમે ઇમેઇલ વાંચતી વખતે Keep ખોલી શકો છો અને મહત્વપૂર્ણ વિગતો લખો જે તમે ગુમાવવા માંગતા નથી.: કોલમાં લીધેલા નિર્ણયો, પ્રસ્તાવના મુખ્ય મુદ્દાઓ, મીટિંગમાં તમે જે વિચારોની ચર્ચા કરો છો, વગેરે.

Keep તમને તમારા મોબાઇલ ઉપકરણ પર ટેક્સ્ટ, ચેકલિસ્ટ્સ, છબીઓ અને વૉઇસ રેકોર્ડિંગ્સ સાથે નોંધો બનાવવા દે છે, જે પછી તમે... જ્યારે તમે તમારા કમ્પ્યુટરથી કામ કરી રહ્યા હોવ ત્યારે પણ તે સિંક્રનાઇઝ અને પ્રદર્શિત થાય છે.બધું તમારા Google એકાઉન્ટ સાથે જોડાયેલ છે, કોઈ વધારાના ઇન્સ્ટોલેશનની જરૂર નથી.

કામ કરવાની એક ખૂબ જ અનુકૂળ રીત એ છે કે માહિતી મુક્તપણે મેળવવા માટે Keep નો ઉપયોગ કરવો, અને જ્યારે કોઈ નોંધ કંઈક એવી બની જાય છે જેને કરવાની જરૂર હોય, તે માહિતીને ટાસ્ક અસાઇનમેન્ટમાં ટ્રાન્સફર કરો અથવા તેને ચોક્કસ ઇમેઇલ સાથે લિંક કરોઆ રીતે તમે વિચારો અને કાર્યો વચ્ચે સ્પષ્ટ અંતર જાળવી રાખો છો.

આખરે, Keep અને Tasks એકબીજાના પૂરક છે: ડિજિટલ નોટબુક તરીકે રાખો, કાર્યોને સ્ટ્રક્ચર્ડ ટુ-ડુ લિસ્ટ તરીકે રાખોબંને એ જ સ્ક્રીન પરથી ઍક્સેસિબલ છે જ્યાં તમે Gmail માં તમારા ઇમેઇલનું સંચાલન કરો છો.

કેલેન્ડર, ડૉક્સ, ડ્રાઇવ અને ચેટ સાથે કાર્ય એકીકરણ

Gmail ની સંકલિત નોંધોની સાચી સંભાવના ત્યારે સ્પષ્ટ થાય છે જ્યારે તમે જુઓ છો કે કેવી રીતે ગૂગલ ટાસ્ક અન્ય ગૂગલ સેવાઓ સાથે જોડાય છે જેનો તમે કદાચ દરરોજ ઉપયોગ કરો છો.

ગૂગલ કેલેન્ડરમાં, તમારા કાર્યો તેમની નિયત તારીખો અનુસાર સંબંધિત દિવસોમાં દેખાય છે. એક નજરમાં, તમે તે બધા જોઈ શકો છો. એપોઇન્ટમેન્ટ, મીટિંગ્સ અને કાર્યો એક જ જગ્યાએ જુઓ.તમારા દિવસને ખ્યાલ વગર ઓવરલોડ કરવાનું ટાળો.

Google ડૉક્સમાં, શેર કરેલા દસ્તાવેજ પર સહયોગ કરતી વખતે, તમે ટિપ્પણીઓ અને ઉલ્લેખોનો ઉપયોગ કરીને ચોક્કસ લોકોને કાર્યો સોંપોઆ સોંપણીઓ દરેક વપરાશકર્તાની કાર્યોની સૂચિમાં દેખાય છે, જે દસ્તાવેજના કાર્યને એકંદર કાર્યોની સૂચિ સાથે જોડે છે.

ગૂગલ ચેટ સ્પેસમાં, ખાસ કરીને જે સ્પેસનો ઉપયોગ તમે ટીમ ચેનલ તરીકે કરો છો, ત્યાં એક ચોક્કસ ટાસ્ક ટેબ હોય છે જ્યાં તમે દરેકને દૃશ્યક્ષમ કાર્યો બનાવો અને તેમને ચોક્કસ સભ્યોને સોંપોદરેક સ્પેસ ટાસ્ક ચેટ સાથે જોડાયેલ છે અને ઇન્ચાર્જ વ્યક્તિની વ્યક્તિગત ટાસ્ક લિસ્ટમાં પ્રતિબિંબિત થાય છે.

વધુમાં, ડ્રાઇવ કાર્યો, દસ્તાવેજો અથવા નોંધો સાથે જોડાયેલ ફાઇલોને સંગ્રહિત કરવા માટે આધાર તરીકે કાર્ય કરે છે. આ રીતે, એક જ ઇકોસિસ્ટમ ઇમેઇલ્સ, આંતરિક નોંધો, દસ્તાવેજો અને કાર્યોને એક કરે છેએકબીજા સાથે જોડાયેલા ન હોય તેવા સાધનો વચ્ચે કૂદકા મારવામાં સમય બગાડવાનું ટાળવું.

આ બધું એ વિચારને મજબૂત બનાવે છે કે Gmail ની સંકલિત નોંધો ફક્ત "ડિજિટલ પોસ્ટ-ઇટ્સ" નથી, પરંતુ ઇમેઇલ, કેલેન્ડર, દસ્તાવેજો અને ચેટ વચ્ચે સંકલિત વર્કફ્લોના મુખ્ય ઘટકો.

ગૂગલ મીટ અને જેમિની સાથે મીટિંગ્સમાં આપમેળે નોંધ લેવાની સુવિધા

જ્યારે મીટિંગ્સ વધી જાય છે, ત્યારે હાથથી નોંધ લેવી અવ્યવહારુ બની જાય છે. આવી પરિસ્થિતિઓ માટે, Google Meet માં "મારા માટે નોંધો લો" નામની સુવિધા શામેલ છે, જે જેમિનીના AI ની મદદથી, Google ડૉક્સમાં ઓટોમેટિક સારાંશ અને નોંધો જનરેટ કરો જ્યારે મીટિંગ ચાલી રહી છે.

આ સુવિધા Google Workspace ની અમુક આવૃત્તિઓમાં ઉપલબ્ધ છે અને સ્પેનિશ સહિત બહુવિધ ભાષાઓને સપોર્ટ કરે છે. જ્યારે સક્રિય થાય છે, ત્યારે Meet એક દસ્તાવેજ બનાવે છે જ્યાં ચર્ચા કરાયેલા મુદ્દાઓ, મુખ્ય નિર્ણયો અને સૂચવેલા આગળના પગલાંઓનું સંકલન કરવામાં આવી રહ્યું છે.જે તમે પસંદ કરેલી સેટિંગ્સ અનુસાર ઉપસ્થિતો સાથે શેર કરી શકો છો.

મીટ ઇન્ટરફેસમાંથી, આયોજક અથવા અધિકૃત આંતરિક સહભાગીઓ આ કરી શકે છે જ્યારે પણ તમે ઇચ્છો ત્યારે નોંધ લેવાનું શરૂ કરો અને બંધ કરોજેથી વાતચીતના સૌથી સંવેદનશીલ ભાગો સારાંશમાંથી બાકાત રહે, જો એમ નક્કી કરવામાં આવે તો.

એકવાર મીટિંગ પૂરી થઈ જાય, પછી સિસ્ટમ મીટિંગ નોટ્સ ડોક્યુમેન્ટ જનરેટ કરે છે, તેને આયોજકની ડ્રાઇવમાં સેવ કરે છે, અને સારાંશની લિંક અને અનુસરવાના પગલાં સાથે એક ઇમેઇલ મોકલો. આ દસ્તાવેજ આયોજક અને સુવિધા સક્રિય કરનાર વ્યક્તિ બંનેને મોકલવામાં આવે છે. વધુમાં, તે સંબંધિત કેલેન્ડર ઇવેન્ટ સાથે જોડાયેલ છે.

જો મીટિંગ દરમિયાન ટ્રાન્સક્રિપ્શન પણ સક્ષમ હોય, તો નોંધોમાં ટાઇમસ્ટેમ્પ શામેલ હોઈ શકે છે જે તેઓ તમને વાતચીતના ચોક્કસ ક્ષણ પર સીધા લઈ જાય છે.આનાથી આખી મીટિંગ ફરીથી સાંભળ્યા વિના કે વાંચ્યા વિના મહત્વપૂર્ણ ભાગોની સમીક્ષા કરવાનું સરળ બને છે.

મીટિંગ નોંધો સાથે પરવાનગીઓ અને સંભવિત સમસ્યાઓનું નિયંત્રણ

કોઈપણ અદ્યતન વર્કસ્પેસ સુવિધાની જેમ, "મારા માટે નોંધ લો" આધીન છે વ્યવસ્થાપક દ્વારા સુરક્ષા નિયંત્રણો અને ગોઠવણીજો તમને તેનો ઉપયોગ કરવાનો વિકલ્પ દેખાતો નથી, તો તે તમારા વર્કસ્પેસના સંસ્કરણમાં શામેલ ન હોવાને કારણે અથવા વ્યવસ્થાપકે હજુ સુધી તેને સક્ષમ ન કર્યું હોવાને કારણે હોઈ શકે છે.

જનરેટ થયેલી નોંધોની ઍક્સેસ તમે સુવિધા શરૂ કરતી વખતે "નોટ્સ મોકલો" વિકલ્પને કેવી રીતે ગોઠવો છો તેના પર આધાર રાખે છે. તમે તેમને બધા મહેમાનો સાથે શેર કરવાનું પસંદ કરી શકો છો, ફક્ત તમારી સંસ્થાના આંતરિક સભ્યો સાથે, અથવા આયોજક અને સહ-આયોજકો સુધી પહોંચ પ્રતિબંધિત કરોજે સંવેદનશીલ બેઠકોમાં ઉપયોગી છે.

બાહ્ય મહેમાનો જોઈ શકે છે કે કૅલેન્ડર ઇવેન્ટમાં એક જોડાયેલ દસ્તાવેજ છે, પરંતુ તેઓ સ્પષ્ટ પરવાનગી વિના તેને ખોલી શકશે નહીં.આનાથી કોણ શું જુએ છે તેના પર બારીક નિયંત્રણ મળે છે, ભલે ઘણા લોકો તેમાં સામેલ હોય.

ક્યારેક, સારાંશ અપૂર્ણ હોઈ શકે છે અથવા બિલકુલ જનરેટ થયો નથી. સામાન્ય કારણો છે: કનેક્શન સમસ્યાઓ, ખૂબ ટૂંકી મીટિંગ્સ અથવા એવું કન્ટેન્ટ જે Meet ની સ્વીકાર્ય ઉપયોગ નીતિઓનું પાલન ન કરેકેટલાક કિસ્સાઓમાં, ફક્ત બ્રાઉઝરને ફરીથી લોડ કરવાથી અથવા સેટિંગ્સ તપાસવાથી તે ઠીક થઈ જશે.

સમજદારીપૂર્વક ઉપયોગ કરવાથી, આ સુવિધા મીટિંગ્સના દસ્તાવેજીકરણના પ્રયત્નોને મોટા પ્રમાણમાં ઘટાડે છે, જેનાથી મેન્યુઅલ પ્રયાસ વિના તમારી નોંધોને તમારા Google ઇકોસિસ્ટમમાં અદ્યતન રાખો..

વિશિષ્ટ એક્સટેન્શનનો ઉપયોગ કરીને Gmail માં અદ્યતન આંતરિક નોંધો

ઇમેઇલના વિષય પર પાછા ફરીએ તો, એવા પ્લેટફોર્મ છે જે બ્રાઉઝર એક્સટેન્શન દ્વારા Gmail સાથે ઊંડાણપૂર્વક સંકલિત થાય છે દરેક સંદેશની બાજુમાં ખાનગી નોંધ પેનલ ઉમેરોદૃષ્ટિની રીતે, તે મૂળ Gmail સુવિધા જેવું લાગે છે, પરંતુ પડદા પાછળ તે એક અલગ સ્તર તરીકે કામ કરે છે.

આમાંથી કોઈ એક સોલ્યુશન ઇન્સ્ટોલ કરીને, તમને દરેક ઇમેઇલ થ્રેડમાં એક સાઇડબાર દેખાશે જ્યાં તમે ટિપ્પણીઓ લખી શકો છો, @ સાથે સાથીદારોનો ઉલ્લેખ કરી શકો છો, ફાઇલો જોડી શકો છો અથવા સમજૂતીત્મક વિડિઓઝ એમ્બેડ કરી શકો છો.આ બધું બાહ્ય પ્રાપ્તકર્તાને તે આંતરિક વાતચીત જોયા વિના.

આ પ્લેટફોર્મનો એક વિચિત્ર ફાયદો એ છે કે ઘણા લોકો પરવાનગી આપે છે જો કોઈ ઈમેલ સાથે જોડાયેલી નોંધો હોય તો તેને ખોલ્યા વિના પૂર્વાવલોકન કરો.આ ભરતી કરનારાઓ અથવા વેચાણ ટીમો માટે ખૂબ જ અનુકૂળ છે જે મોટા પ્રમાણમાં સંદેશાઓનું સંચાલન કરે છે અને કયા થ્રેડમાં મહત્વપૂર્ણ વધારાના સંદર્ભ છે તે ઝડપથી ફિલ્ટર કરવાની જરૂર છે.

કેટલાક કિસ્સાઓમાં, તમે વર્કફ્લોના ભાગને સ્વચાલિત પણ કરી શકો છો: ઉદાહરણ તરીકે, નિયમો સેટ કરવા જેથી જ્યારે ચોક્કસ લાક્ષણિકતાઓ સાથેનો ઇમેઇલ આવે, એક ઓટોમેટિક નોંધ બનાવો જેમાં સાથીદારનો ઉલ્લેખ હોય અથવા તમારી શેર્ડ વર્ક સિસ્ટમમાં કોઈ કાર્યને ચિહ્નિત કરો.

જો તમે એવી ટીમ પર કામ કરો છો જે Gmail ને જીવંત અને જીવંત બનાવે છે, તો આ પ્રકારના ઉકેલો ઇનબોક્સને સાચા સહયોગી વાતાવરણમાં ફેરવે છે, જ્યાં સંકલિત નોંધો લોકો, ઇમેઇલ્સ, ફાઇલો અને નિર્ણયો વચ્ચે ગુંદર તરીકે કાર્ય કરે છે.

Gmail માં તમારી નોંધો અને કાર્યો ગોઠવવા માટેની સારી ટેવો

આ સાધન ગમે તેટલું શક્તિશાળી હોય, જો તમે તેનો પદ્ધતિસર ઉપયોગ નહીં કરો, તો તમે આખરે અરાજકતામાં પાછા ફરશો. Gmail માં સંકલિત નોંધોને વધુ કાર્યક્ષમ બનાવવા માટે કેટલીક સરળ દિનચર્યાઓ અપનાવવાની સલાહ આપવામાં આવે છે. તમારા પક્ષમાં કામ કરો અને ઘોંઘાટ ન કરો..

પહેલો વ્યવહારુ નિયમ એ છે કે વસ્તુઓને અલગ રાખો: કાર્ય, વ્યક્તિગત જીવન અને મુખ્ય પ્રોજેક્ટ્સ માટે કાર્યોમાં અલગ યાદીઓ બનાવો, અને એવા વિચારો અને નોંધો માટે રાખો જે હજુ સુધી નક્કર પગલાં નથી.આ રીતે તમે તાત્કાલિક બાબતોને અણધાર્યા વિચારો સાથે ભેળવવાનું ટાળશો.

જે કાર્યોની ખરેખર સમયમર્યાદા હોય છે તેમને જ તારીખ સોંપવામાં પણ ઘણી મદદ મળે છે. દરેક વસ્તુ માટે ચોક્કસ દિવસ અને સમયની જરૂર હોતી નથી.કેટલાક કાર્યોને તારીખ વગર છોડી દેવાથી તે એક પ્રકારની "સામાન્ય કાર્યોની સૂચિ" બની જાય છે જેને તમે સમય મળે ત્યારે પૂર્ણ કરી શકો છો.

અઠવાડિયામાં ઓછામાં ઓછા એક વાર તમારા કેલેન્ડરની સમીક્ષા કરો જેમાં સંકલિત કાર્યોનો સમાવેશ થાય છે. આ સમીક્ષા તમને મદદ કરે છે વ્યસ્ત દિવસોથી ઓછા વ્યસ્ત દિવસોમાં કાર્યોનું સમયપત્રક ફરીથી ગોઠવોકેલેન્ડરમાં તેમને એક દિવસથી બીજા દિવસે ખેંચવાનું કેટલું સરળ છે તેનો લાભ લઈને.

ઇમેઇલ્સ વિશેની આંતરિક નોંધો અંગે, દરેક એન્ટ્રી સ્પષ્ટ અને કાર્યક્ષમ બનાવવાનો પ્રયાસ કરો: "આ જુઓ" લખવાને બદલે, કંઈક આવું કરવાનો પ્રયાસ કરો "@Name, કૃપા કરીને વિભાગ 3 માં કિંમતો તપાસો અને ગુરુવાર પહેલાં પુષ્ટિ કરો"તમે જેટલા ચોક્કસ રહેશો, તેટલી ઓછી ગેરસમજ થશે.

આ ટેવો સાથે, Gmail માં સંકલિત નોંધો અને કાર્યો ફક્ત વધારાના નથી અને તેઓ હાડપિંજર બની જાય છે જેના પર તમે તમારા અને તમારી ટીમના રોજિંદા કાર્યનું આયોજન કરો છો..

Gmail, Google Tasks, Keep, Calendar, Chat, Meet, Docs, Drive, અને જો જરૂરી હોય તો, કેટલાક સારી રીતે પસંદ કરેલા એક્સટેન્શન સાથે જોડાયેલું છે, જે તમને એક બનાવવાની મંજૂરી આપે છે સંકલિત નોંધ સિસ્ટમ જ્યાં ઇમેઇલ્સ સ્પષ્ટ ક્રિયાઓમાં રૂપાંતરિત થાય છે, મીટિંગ્સનું દસ્તાવેજીકરણ કરવામાં આવે છે, દરેક સંદેશની સાથે આંતરિક નિર્ણયો રેકોર્ડ કરવામાં આવે છે, અને બધું જ ઉપકરણો પર સમન્વયિત રાખવામાં આવે છે, જે તમારા ઇનબોક્સને તણાવના સ્ત્રોતમાંથી વધુ વ્યવસ્થિત સંકલન સાધન તરફ દોરી જાય છે.