વ્યાવસાયિક સંદેશાવ્યવહારમાં ઇમેઇલ ચેનલોનો રાજા રહે છેઅમે તેનો ઉપયોગ ગ્રાહકો સાથે વાતચીત કરવા અને સાથીદારો અને સપ્લાયર્સ સાથે સંકલન કરવા માટે કરીએ છીએ. અમે તેને સતત અમારા ફોન પર તપાસીએ છીએ, પરંતુ એવા સમયે આવે છે જ્યારે અમે ફક્ત જવાબ આપી શકતા નથી: વેકેશન, માંદગીની રજા, ટ્રિપ્સ, તાલીમ, અથવા એવા દિવસો પણ જ્યારે અમારે સંપૂર્ણપણે ડિસ્કનેક્ટ કરવાની જરૂર હોય છે.
આ પરિસ્થિતિઓમાં, તમારા સ્માર્ટફોન પર સ્થાનિક સ્વચાલિત જવાબો તમારા શ્રેષ્ઠ સાથી છે.તેઓ તમને ઇમેઇલ મોકલનાર કોઈપણ વ્યક્તિને તાત્કાલિક સૂચિત કરવાની મંજૂરી આપે છે કે તમે કેટલા સમય માટે અનુપલબ્ધ છો, અને જો જરૂરી હોય તો, તે દરમિયાન તેઓ કોનો સંપર્ક કરી શકે છે. જ્યારે યોગ્ય રીતે ગોઠવાયેલ હોય, ત્યારે તેઓ ગેરસમજણોને અટકાવે છે, વ્યાવસાયિકતા વ્યક્ત કરે છે અને "શું મેં દરેકને જાણ કરી છે કે હું અનુપલબ્ધ છું?" ની ચિંતા દૂર કરે છે.
ઓટોમેટિક જવાબો શું છે અને તે તમારા ઇમેઇલમાં કેવી રીતે કાર્ય કરે છે?
ઓટોમેટિક રિપ્લાય એ એક સંદેશ છે જે તમારી ઇમેઇલ સેવા તમારા માટે મોકલે છે. જ્યારે કોઈ તમને મેસેજ કરે છે અને તમારું અવે સ્ટેટસ એક્ટિવેટ થાય છે, ત્યારે તે સામાન્ય રીતે "હું ફલાણા દિવસ સુધી ઑફિસની બહાર છું" જેવી સ્થિતિ હોય છે. પરંતુ આજકાલ તે ઘણું આગળ વધે છે: તમે તારીખો, પ્રાપ્તકર્તાઓ, ઑફિસની અંદર અને બહારના જુદા જુદા સંદેશાઓને કસ્ટમાઇઝ કરી શકો છો, અને તે પણ તમારા કેલેન્ડરને બ્લોક કરો.
મોટાભાગની સેવાઓ (જેમ કે Gmail અથવા Outlook) માં સ્વચાલિત જવાબો સર્વરથી જ નિયંત્રિત થાય છે.તમારા મોબાઇલ ફોનથી નહીં. આનો અર્થ એ છે કે, એકવાર સક્રિય થયા પછી, તમારા સ્માર્ટફોન બંધ હોય, સિગ્નલ ન હોય, અથવા ઇન્ટરનેટ કનેક્શન ન હોય તો પણ તેઓ કાર્ય કરશે, જ્યાં સુધી તમારું એકાઉન્ટ સર્વર પર સક્રિય રહે છે..
મૂળભૂત તર્ક સામાન્ય રીતે બધા પ્લેટફોર્મ પર ખૂબ સમાન હોય છે.તમે શરૂઆતની તારીખ, સમાપ્તિ તારીખ (વૈકલ્પિક) સેટ કરો છો, સંદેશનો વિષય અને મુખ્ય ભાગ સ્પષ્ટ કરો છો અને તે કોને મોકલવો તે નક્કી કરો છો. ત્યારથી, તે સમયગાળા દરમિયાન જ્યારે પણ કોઈ ઇમેઇલ આવે છે, ત્યારે સિસ્ટમ તેના આંતરિક નિયમોનું પાલન કરીને જવાબ મોકલવો કે નહીં તે નક્કી કરે છે.
એક મહત્વપૂર્ણ વિગત એ છે કે, હેરાન ન થાય તે માટે, તે જ મોકલનાર તમને મોકલેલા દરેક ઇમેઇલમાં તમારો દૂર રહેવાનો સંદેશ પ્રાપ્ત કરતો નથી.સામાન્ય નિયમ મુજબ, જ્યારે કોઈ તમને નિર્ધારિત તારીખની અંદર પહેલી વાર લખે છે, ત્યારે તેમને આપમેળે જવાબ મળે છે. જો તેઓ થોડા સમય પછી ફરીથી લખે છે, તો સિસ્ટમ સતત જવાબ ફરીથી મોકલશે નહીં.
જોકે, એવી પરિસ્થિતિઓ હોય છે જેમાં કોઈ વ્યક્તિને તમારી સૂચના એક કરતા વધુ વાર મળી શકે છે.ઉદાહરણ તરીકે, જો કોઈ તમને ઇમેઇલ કરે છે અને પછી, લગભગ ચાર દિવસ પછી, જ્યારે તમારો સ્વચાલિત જવાબ સક્રિય હોય ત્યારે તમને ફરીથી ઇમેઇલ કરે છે, તો પ્લેટફોર્મ ફરીથી જવાબ આપી શકે છે. જો તમે સ્વચાલિત સંદેશની સામગ્રીમાં ફેરફાર કરો છો તો પણ આવું જ થાય છે: ફેરફાર પછી આવનાર કોઈપણ ઇમેઇલ ફરીથી સૂચના પ્રાપ્ત કરી શકે છે, હવે અપડેટ કરેલા ટેક્સ્ટ સાથે.
જ્યારે તમે તમારા સ્માર્ટફોન પર ઓટોમેટિક રિપ્લાય સક્રિય કરવા માંગો છો
આપમેળે પ્રતિભાવ મળે તે માટે તમારે દરિયા કિનારે એક મહિનો વિતાવવાની જરૂર નથી.કોઈપણ ગેરહાજરી જ્યાં તમે ઝડપથી જવાબ આપી શકતા નથી તે એક સારું કારણ છે: તે લાંબો સપ્તાહાંત, સઘન તાલીમ, વ્યવસાયિક સફર અથવા વ્યસ્ત સમયગાળો હોઈ શકે છે જ્યાં તમે ફક્ત તાત્કાલિક બાબતો જ સંભાળી શકશો.
વ્યાવસાયિક ક્ષેત્રમાં, જ્યારે તમે વેકેશન પર જાઓ છો અથવા માંદગીની રજા પર હોવ ત્યારે આ કાર્યનો ઉપયોગ કરવો લગભગ ફરજિયાત છે.આ રીતે, જે કોઈ તમારો સંપર્ક કરે છે તે જાણે છે કે તે કોઈ ભૂલ નથી, પરંતુ તમે અનુપલબ્ધ છો. તમે એક વૈકલ્પિક સંપર્ક વ્યક્તિ પણ પ્રદાન કરી શકો છો જે તમે દૂર હોવ ત્યારે પૂછપરછ ચાલુ રાખી શકે.
તે ગ્રાહક સેવા ખાતાઓ અથવા સામાન્ય મેઇલબોક્સ માટે પણ ખૂબ ઉપયોગી છે. (જેમ કે info@mydomain.com) જ્યારે કોઈ સામાન્ય રીતે જવાબ આપવા માટે ઉપલબ્ધ ન હોય. સારી રીતે લખાયેલ સ્વચાલિત સંદેશ વપરાશકર્તાની હતાશા ઘટાડે છે અને વાસ્તવિક પ્રતિસાદ પ્રાપ્ત કરવા માટેનો અંદાજિત સમયમર્યાદા સ્પષ્ટ રીતે દર્શાવે છે.
જો તમે તમારા મોબાઇલ ફોનનો ઉપયોગ તમારા મુખ્ય કાર્ય સાધન તરીકે કરો છો, તો ઓટોમેટિક રિપ્લાય સુવિધા તમને સીમાઓ નક્કી કરવામાં મદદ કરે છે.. ઉદાહરણ તરીકે, તમે કરી શકો છો તમારા કામના કલાકો પછી તેને સક્રિય કરો લોકોને જણાવવા માટે કે તમે ફક્ત સોમવારથી શુક્રવાર સુધી જ તમારા ઇમેઇલ વાંચો છો, અથવા તમે સપ્તાહના અંતે વિનંતીઓનો જવાબ આપતા નથી, ડિજિટલ ડિસ્કનેક્શનને સુરક્ષિત રાખવા માટે આ બાબત વધુને વધુ સામાન્ય બની રહી છે.
વધુ વ્યક્તિગત સ્તરે, જ્યારે તમે તમારું ઇમેઇલ સરનામું બદલો છો ત્યારે તેને ગોઠવવું ખરાબ વિચાર નથી. અથવા જ્યારે તમે કોઈ ચોક્કસ એકાઉન્ટનો ઉપયોગ બંધ કરવાના છો. આ રીતે, જે કોઈ પણ વ્યક્તિ તે સરનામાં પર લખવાનું ચાલુ રાખે છે તેને તમારા નવા ઇમેઇલ સરનામાં અથવા અન્ય માધ્યમો દ્વારા તમારો સંપર્ક કરવા માટે જરૂરી માહિતી સાથે એક સૂચના પ્રાપ્ત થશે.
Gmail માં ઓટોમેટિક રિપ્લાય કેવી રીતે કામ કરે છે?
જીમેલ દુનિયામાં સૌથી વધુ ઉપયોગમાં લેવાતી સેવાઓમાંની એક છે. અને તેની ઓટોમેટેડ રિસ્પોન્સ સિસ્ટમ ખૂબ જ સુશોભિત છે. જ્યારે તમે તમારા એકાઉન્ટમાં વેકેશન મેસેજ સક્રિય કરો છો, ત્યારે ગૂગલ તેને તારીખો અને પ્રાપ્તકર્તાઓના સંદર્ભમાં એકદમ ચોક્કસ વર્તન સાથે શેડ્યૂલ કરે છે.
Gmail ની ઓટોમેટિક રિપ્લાય સુવિધા શરૂઆતની તારીખે 00:00 વાગ્યે શરૂ થાય છે. જે તમે ગોઠવ્યું છે અને અંતિમ દિવસે રાત્રે 23:59 વાગ્યે બંધ થઈ જાય છે, સિવાય કે તમે તેને પહેલાથી મેન્યુઅલી નિષ્ક્રિય કરો. બીજા શબ્દોમાં કહીએ તો, તે આખા દિવસની ચોકસાઈ સાથે કાર્ય કરે છે; તે અંદાજિત સમયપત્રક નથી, પરંતુ સર્વર પર એક નિર્ધારિત અંતરાલ છે.
ડિફૉલ્ટ રૂપે, Gmail ફક્ત ત્યારે જ આપમેળે જવાબ મોકલે છે જ્યારે કોઈ તમને પહેલી વાર લખે છે. તે સમયગાળા દરમિયાન. જો તે જ વ્યક્તિ તમને એક પછી એક ઇમેઇલ મોકલે છે, તો તેમના પર તે જ સંદેશનો વરસાદ થતો નથી, જે તેમના ઇનબોક્સમાં અવ્યવસ્થિતતા અટકાવે છે અને તમને વધુ પડતા આગ્રહી રોબોટ જેવા દેખાડે છે.
જોકે, જો તે જ મોકલનારને છેલ્લી વખત ઓટોમેટેડ જવાબ મળ્યો ત્યારથી લગભગ ચાર દિવસ વીતી ગયા હોય અને જો ઓટોમેટિક રિપ્લાય હજુ પણ સક્રિય હોય, તો Gmail ફરીથી સંદેશ મોકલી શકે છે. વાતચીત લંબાય તો તમને તમારી પરિસ્થિતિ યાદ અપાવતી વખતે દબાણ ન કરીને સંતુલન જાળવવાની આ તેમની રીત છે.
બીજી મહત્વપૂર્ણ બાબત એ છે કે જ્યારે તમે તમારા સ્વચાલિત જવાબના ટેક્સ્ટને સંપાદિત કરો છો ત્યારે શું થાય છે.જો કોઈને તમારો પહેલો ગેરહાજરીનો સંદેશ મળે અને, દિવસો પછી, તમે સામગ્રીમાં ફેરફાર કરો (ઉદાહરણ તરીકે, માહિતી ઉમેરો અથવા પરત ફરવાની તારીખ બદલો) અને તે વ્યક્તિ તમને ફરીથી લખે, તો તેમને પહેલાનો નહીં, પણ અપડેટ કરેલી સૂચના પ્રાપ્ત થશે.
Gmail ના ઓટોમેટિક જવાબોનો ઉપયોગ કરતી વખતે મુખ્ય ટિપ્સ
Gmail માં કેટલીક વર્તણૂકો અને ભલામણો શામેલ છે જેના વિશે જાણવા યોગ્ય છે. જેથી તમારા ઓટોમેટેડ પ્રતિભાવથી હેરાન કરતી આડઅસરો ન થાય, ખાસ કરીને લાંબા ઈમેલ થ્રેડો અથવા મેઈલિંગ લિસ્ટમાં.
જો તમે તમારા ઓટોમેટેડ મેસેજને હાલના થ્રેડમાં ભળી જવાથી રોકવા માંગતા હો, તોએક સરળ યુક્તિ એ છે કે જ્યારે તમે કોઈને દૂર હોવ ત્યારે જવાબ આપો ત્યારે તમારા મેન્યુઅલ જવાબમાં ચોક્કસ વિષય વાક્ય ઉમેરો. વિષય વાક્ય બદલીને, Gmail જવાબને પાછલા થ્રેડથી અલગ નવા ઇમેઇલમાં મોકલે છે, જે સ્પષ્ટ સંદર્ભ જાળવવામાં મદદ કરે છે.
અમુક ઇમેઇલ્સ એવા છે જેનો આપમેળે જવાબ મળશે નહીં.પ્રથમ, સ્પામ ફોલ્ડરમાં જે કંઈપણ સમાપ્ત થાય છે તેને બાકાત રાખવામાં આવે છે: Gmail શંકાસ્પદ અથવા સામૂહિક ઇમેઇલનો જવાબ આપવામાં સંસાધનોનો બગાડ કરતું નથી. જવાબો તમે સબ્સ્ક્રાઇબ કરેલ મેઇલિંગ સૂચિઓ અથવા જૂથોને પણ મોકલવામાં આવતા નથી, જે બહુવિધ સિસ્ટમો વચ્ચે સ્વચાલિત પ્રતિસાદોના અનંત લૂપ્સને અટકાવે છે.
ઘણી કંપનીઓમાં, ફક્ત સંપર્કોને જ પ્રતિભાવ મોકલવાનો વિકલ્પ સક્ષમ કરવો એ એક સારો વિચાર છે.આ રીતે, અવે મેસેજ તમારા Google સંપર્કોમાં પહેલાથી જ રહેલા લોકો સુધી મર્યાદિત છે અને તમને મેસેજ કરતા કોઈપણ અજાણ્યા સરનામાં સુધી નહીં. આ ગોપનીયતાનું એક વધારાનું સ્તર છે, ખાસ કરીને જો સંદેશમાં આંતરિક ડેટા, ડાયરેક્ટ ફોન નંબર અથવા અન્ય સંવેદનશીલ માહિતી શામેલ હોય તો તે ઉપયોગી છે.
યાદ રાખો કે તમે નક્કી કરી શકો છો કે ઓટોમેટેડ પ્રતિભાવમાં તમારા સામાન્ય હસ્તાક્ષરનો સમાવેશ કરવો કે નહીં.જો તમે બેનરો, લોગો અને કાનૂની લખાણો સાથે ખૂબ લાંબા હસ્તાક્ષરનો ઉપયોગ કરો છો, તો તમે આ સંદેશાઓ માટે તેને સરળ બનાવવા માંગી શકો છો, ફક્ત આવશ્યક માહિતી છોડીને: નામ, પદ, કંપની અને વૈકલ્પિક સંપર્ક ફોન નંબર.
તમારા બ્રાઉઝરમાંથી Gmail ના સ્વચાલિત જવાબને ગોઠવો
Gmail માં તમારા વેકેશન સંદેશને ગોઠવવાની સૌથી સંપૂર્ણ અને અનુકૂળ રીત તમારા બ્રાઉઝરથી છે.તમારા કમ્પ્યુટર પર હોય કે તમારા મોબાઇલ બ્રાઉઝર પર, ત્યાં જ તમને બધા અદ્યતન એકાઉન્ટ વિકલ્પોની ઍક્સેસ મળશે.
સૌપ્રથમ, હંમેશની જેમ તમારા Gmail એકાઉન્ટમાં લોગ ઇન કરો.એકવાર તમે તમારા ઇનબોક્સમાં આવી જાઓ - જ્યાં તમને "પ્રાપ્ત", "મોકલેલ", "સ્પામ" અને અન્ય વિભાગો દેખાય છે - ઉપર જમણા ખૂણામાં ગિયર આઇકોન શોધો, જે સેટિંગ્સ મેનૂની ઍક્સેસ છે.
તે સેટિંગ્સ આઇકોન પર ક્લિક કરો અને "બધી સેટિંગ્સ જુઓ" વિકલ્પ પસંદ કરો.આ તમને અનેક ટેબ્સવાળી સ્ક્રીન પર લઈ જશે: જનરલ, ટેગ્સ, ઇનબોક્સ, એકાઉન્ટ્સ અને ઇમ્પોર્ટ... ઓટોમેટિક જવાબો માટે તમને રસ હોય તે જનરલ ટેબ છે.
જનરલમાં, "ઓટોમેટિક રિસ્પોન્સ" વિભાગ ન મળે ત્યાં સુધી નીચે સ્ક્રોલ કરો.તે સામાન્ય રીતે પૃષ્ઠના તળિયે હોય છે, તેથી તમારે થોડું સ્ક્રોલ કરવું પડશે. જ્યારે તમે તેને જુઓ, ત્યારે વિવિધ ક્ષેત્રો ભરવા માટે "સ્વચાલિત પ્રતિભાવ સક્ષમ" વિકલ્પ પસંદ કરો.
Gmail તમને શરૂઆતની તારીખ અને જો તમે ઈચ્છો તો, સમાપ્તિ તારીખ જણાવવાનું કહેશે.જો તમને તમારી ચોક્કસ રીટર્ન તારીખ ખબર ન હોય, તો તમે છેડો ખાલી છોડી શકો છો અને પછીથી પ્રતિભાવને મેન્યુઅલી નિષ્ક્રિય કરી શકો છો. જોકે, રિમાઇન્ડર સેટ કરવું એ એક સારો વિચાર છે જેથી જ્યારે તમે પાછા ઓનલાઈન થાઓ ત્યારે તેને દૂર કરવાનું ભૂલશો નહીં.
"વિષય" બોક્સમાં, તમારી ગેરહાજરીનો સારાંશ આપતી સ્પષ્ટ વાક્ય લખો."ઓફિસની બહાર" અથવા "અસ્થાયી રૂપે અનુપલબ્ધ" જેવું કંઈક. તે ખૂબ લાંબુ હોવું જરૂરી નથી, પરંતુ તે એક નજરમાં શું થઈ રહ્યું છે તે જણાવવું જોઈએ.
સંદેશના મુખ્ય ભાગમાં, તે લખાણ લખો જે તમને લખનારાઓને પ્રાપ્ત થશે.આદર્શરીતે, તમારે તમારી ગેરહાજરીનું કારણ (વેકેશન, માંદગીની રજા, સફર), તમે ફરીથી તમારા ઇમેઇલ તપાસવાની તારીખ અને, જો લાગુ પડે, તો તાત્કાલિક બાબતો માટે વૈકલ્પિક સંપર્ક વ્યક્તિ અથવા સરનામું ટૂંકમાં સમજાવવું જોઈએ. વ્યાવસાયિક, મૈત્રીપૂર્ણ અને આદરપૂર્ણ સ્વર જાળવો, કારણ કે જ્યારે તમે દૂર હોવ ત્યારે આ છાપ તમે રજૂ કરશો.
નીચે તમારી પાસે પ્રતિભાવ વર્તણૂકને સુધારવા માટે વધારાના વિકલ્પો છે.એક વિકલ્પ તમને ફક્ત તમારા સંપર્કોને જ સંદેશ મોકલવાની મંજૂરી આપે છે; બીજો વિકલ્પ તમારી સંસ્થાના લોકોને જવાબો આપવાનું પ્રતિબંધિત કરે છે (જો તમે Google Workspace નો ઉપયોગ કરો છો). તમારી પરિસ્થિતિ અને ગોપનીયતાના ઇચ્છિત સ્તરને શ્રેષ્ઠ રીતે અનુકૂળ હોય તેવા સંયોજનને સક્રિય કરો.
જ્યારે તમારી પાસે બધું તૈયાર હોય, ત્યારે પૃષ્ઠના તળિયે સ્ક્રોલ કરો અને "ફેરફારો સાચવો" પર ક્લિક કરો.તે સમયે, ઓટોમેટિક રિપ્લાય સક્રિય થશે, અને Gmail તમારા ઇનબોક્સની ટોચ પર એક રંગીન બાર (સામાન્ય રીતે પીળો) પ્રદર્શિત કરશે જે દર્શાવે છે કે વેકેશન મેસેજ ચાલી રહ્યો છે. તમે એક જ ક્લિકથી તે જ બારમાંથી ગમે ત્યારે તેને નિષ્ક્રિય કરી શકો છો.
બધું યોગ્ય રીતે કાર્ય કરી રહ્યું છે તેની ખાતરી કરવા માટે, પરીક્ષણ ચલાવવાની ખૂબ ભલામણ કરવામાં આવે છે.તમે યોગ્ય રીતે ગોઠવેલ સંદેશ પ્રાપ્ત કરી રહ્યા છો કે નહીં તે ચકાસવા માટે તમે બીજા એકાઉન્ટ (વ્યક્તિગત, કાર્યાલય અથવા તો પરિવારના સભ્યના) માંથી પોતાને ઇમેઇલ મોકલી શકો છો. આ રીતે, તમે જતા પહેલા નિશ્ચિંત રહી શકો છો.
મોબાઇલ એપ્લિકેશનમાં Gmail ના સ્વચાલિત જવાબને ગોઠવો
જો તમે મોટાભાગે તમારા ફોનથી કામ કરો છો, તો તમે સીધા Gmail એપ્લિકેશનથી તમારા સ્વચાલિત જવાબને પણ સક્રિય કરી શકો છો.એન્ડ્રોઇડ અને iOS બંને પર. વિકલ્પો વેબ વર્ઝન જેવા જ છે, જોકે થોડા અલગ રીતે ગોઠવાયેલા છે.
તમારા સ્માર્ટફોન પર Gmail એપ ખોલો અને ખાતરી કરો કે તમે સાચા એકાઉન્ટમાં છો. (જો તમારી પાસે ઘણા બધા રૂપરેખાંકિત હોય તો). સાઇડ મેનૂ ખોલવા માટે ત્રણ-લાઇન આઇકન અથવા અવતાર પર ટેપ કરો, નીચે સ્ક્રોલ કરો અને "સેટિંગ્સ" અથવા "રૂપરેખાંકન" દાખલ કરો, જે તમારી ભાષા તેને કેવી રીતે પ્રદર્શિત કરે છે તેના આધારે.
સેટિંગ્સમાં, તે ઇમેઇલ એકાઉન્ટ પસંદ કરો જ્યાં તમે સ્વચાલિત જવાબો સક્રિય કરવા માંગો છો.આગળ, "ઓટોમેટિક રિપ્લાય" અથવા તેના જેવું કંઈક નામનો વિકલ્પ શોધો. તેને ટેપ કરવાથી એક સ્ક્રીન ખુલશે જ્યાં તમે સ્વીચને સક્રિય કરી શકો છો અને તારીખ, વિષય અને સંદેશનો મુખ્ય ભાગ સેટ કરી શકો છો.
તે બ્રાઉઝર વર્ઝન જેવું જ કામ કરે છે.તમે તારીખ શ્રેણી પસંદ કરો છો, વિષય લખો છો, ટેક્સ્ટ કંપોઝ કરો છો અને નક્કી કરો છો કે તેને બધા ઇમેઇલ્સ પર લાગુ કરવું કે ફક્ત તમારા સંપર્કો પર. એકવાર તમે ફેરફારો સાચવી લો, પછી સંદેશ સર્વર પર સક્રિય થશે, તેથી જો તમે એપ્લિકેશન બંધ કરો છો અથવા તમારો ફોન બંધ હોય તો પણ તે કાર્ય કરવાનું ચાલુ રાખશે.
એપમાંથી જ તમે જોઈ શકો છો કે ઓટોમેટિક રિપ્લાય ચાલુ છે કે નહીં અને સમય આવે ત્યારે તેને બંધ કરી શકો છો.જો તમારું રિટર્ન આગળ લાવવામાં આવે અથવા મોડું થાય અને તમારે કમ્પ્યુટરનો ઉપયોગ કર્યા વિના ઝડપથી તારીખ ગોઠવવાની જરૂર હોય તો તે ખાસ કરીને ઉપયોગી છે.
iOS અને Android માટે Outlook માં ઑફિસની બહારના જવાબો
જો તમે તમારા સ્માર્ટફોન પર Gmail ને બદલે Outlook નો ઉપયોગ કરો છો, તો એપ્લિકેશન તમને ઓફિસની બહારના સંદેશાઓ સેટ કરવા પણ દે છે. વિવિધ પ્રકારના એકાઉન્ટ્સ માટે એકદમ વ્યાપક રીતે: Microsoft 365, Exchange, હાઇબ્રિડ એન્વાયર્નમેન્ટ્સ અથવા Outlook.com એકાઉન્ટ્સ.
iOS અથવા Android માટે Outlook માં સ્વચાલિત જવાબો સક્ષમ કરવા માટે, એપ્લિકેશનમાંથી "સેટિંગ્સ" પર જાઓ.સંબંધિત ઇમેઇલ એકાઉન્ટ પર ટેપ કરો અને "ઓટોમેટિક રિપ્લાય" વિકલ્પ શોધો. તેને સક્રિય કરવાથી ઘણા વધારાના વિકલ્પો ખુલશે જે તમને વર્તનને ફાઇન-ટ્યુન કરવાની મંજૂરી આપે છે.
તમે ચોક્કસ સમયગાળા દરમિયાન જ જવાબ મોકલવા માટે સેટ કરી શકો છો."એક સમયગાળાની અંદર જવાબ આપો" વિકલ્પને સક્રિય કરીને અને શરૂઆત અને સમાપ્તિ સમય બંને વ્યાખ્યાયિત કરીને, તમે ખાતરી કરો છો કે સંદેશ અનિશ્ચિત સમય માટે ભૂલી ન જાય અને જો તમે ન ઇચ્છતા હોવ તો તમારે તેને મેન્યુઅલી બંધ કરવાની જરૂર નથી.
આઉટલુક તમને આપમેળે એક કેલેન્ડર ઇવેન્ટ બનાવવાની પણ મંજૂરી આપે છે જે દર્શાવે છે કે તમે દૂર છો. તે સમય દરમિયાન. આ કરવા માટે, તમે "બ્લોક માય કેલેન્ડર" જેવા વિકલ્પને સક્રિય કરી શકો છો અને ઇવેન્ટને નામ આપી શકો છો (ઉદાહરણ તરીકે, "વેકેશન" અથવા "આઉટ ઓફ ઓફિસ"). આનાથી અન્ય સાથીદારોને તમારા કેલેન્ડર પર એક નજરમાં જોવામાં મદદ મળે છે કે તમે અનુપલબ્ધ છો.
બીજી રસપ્રદ સુવિધા એ છે કે તમે દૂર હોવ ત્યારે મીટિંગ્સનું સંચાલન કરવાની ક્ષમતા.ઓટોમેટિક રિસ્પોન્સ સેટિંગ્સમાંથી, તમે તે સમયગાળા દરમિયાન તમારા કેલેન્ડરમાંથી અમુક એપોઇન્ટમેન્ટ કાઢી નાખવા અથવા રદ કરવાનું પસંદ કરી શકો છો, તમે કઈ એપોઇન્ટમેન્ટને નકારવા અથવા રદ કરવા માંગો છો તે પસંદ કરી શકો છો જેથી તે ત્યાં ન રહે જેમ તમે હાજરી આપવા જઈ રહ્યા છો.
આઉટલુક તમને એ પણ નક્કી કરવા દે છે કે આપમેળે દરેકને જવાબ આપવો કે ફક્ત તમારી સંસ્થાના લોકોને જ.વધુમાં, તમે આંતરિક સંપર્કો (કંપનીના સાથીદારો) અને બાહ્ય સંપર્કો (ક્લાયન્ટ્સ, સપ્લાયર્સ, વગેરે) માટે અલગ અલગ સંદેશાઓ તૈયાર કરી શકો છો, તે મુજબ સ્વર અને વિગતોના સ્તરને અનુરૂપ બનાવી શકો છો.
એકવાર તમે બધું સેટ કરી લો, પછી "થઈ ગયું" અથવા ઉપરના જમણા ખૂણામાં સેવ આઇકોન પર ટેપ કરવાનું ભૂલશો નહીં.માત્ર ત્યારે જ સ્વચાલિત પ્રતિભાવ સર્વર પર સાચવવામાં આવશે અને કાર્ય કરવાનું શરૂ કરશે. જો તમે પુષ્ટિ નહીં કરો, તો ફેરફારો લાગુ કરવામાં આવશે નહીં, જે ક્યારેક અવગણવામાં આવે છે.
તમારા સ્વચાલિત સંદેશ લખવા માટેની શ્રેષ્ઠ પદ્ધતિઓ
જ્યારે ટેકનિકલ પાસાઓ મહત્વપૂર્ણ છે, ત્યારે ઓટોમેટેડ પ્રતિભાવની સાચી અસર તમે મોકલો છો તે ટેક્સ્ટમાંથી આવે છે.ખરાબ રીતે લખાયેલો સંદેશ અચાનક, અધૂરો અથવા બિનવ્યાવસાયિક લાગે છે; સારી રીતે લખાયેલો સંદેશ આશ્વાસન આપે છે અને બીજી વ્યક્તિને શું અપેક્ષા રાખવી તે જણાવે છે.
પહેલી વાત એ છે કે શરૂઆતથી જ સ્પષ્ટ કરી દો કે તમે અનુપલબ્ધ છો અને ક્યાં સુધી?ચોક્કસ તારીખોનો ઉલ્લેખ કરો અથવા, જો તમારી પાસે ન હોય, તો અંદાજિત સમયમર્યાદા આપો ("આ અઠવાડિયા દરમિયાન," "આગળની સૂચના સુધી," વગેરે). આ તમને લખનાર વ્યક્તિ માટે અનિશ્ચિતતા બચાવે છે.
બીજું મુખ્ય તત્વ એ છે કે શક્ય હોય ત્યારે વિકલ્પ પ્રદાન કરવો.કોઈ સાથીદાર, સામાન્ય વિભાગ, અથવા ઇમરજન્સી નંબર. ઉદાહરણ તરીકે: "જો તમારો પ્રશ્ન રાહ જોઈ શકતો નથી, તો તમે ફર્સ્ટ નેમ લાસ્ટ નેમ સરનામાં X અથવા ફોન નંબર Y પર સંપર્ક કરી શકો છો." આ રીતે, વ્યક્તિ અટવાઈ જતી નથી.
મૈત્રીપૂર્ણ અને વ્યાવસાયિક સ્વર જાળવવાનો પ્રયાસ કરો, જોકે તમે વધુ સુલભ લાગે તે માટે કેટલાક બોલચાલના અભિવ્યક્તિઓ ઉમેરી શકો છો."તમારા સંદેશ બદલ આભાર" અથવા "હું પાછો આવીશ અને શાંતિથી ઇમેઇલ વાંચી શકીશ કે તરત જ જવાબ આપીશ" જેવું કંઈક "હું ફલાણા દિવસ સુધી દૂર છું" કરતાં ઘણું સારું છે.
જો તમે સંવેદનશીલ માહિતીનો ઉપયોગ કરી રહ્યા છો, તો સંદેશમાં એવો કોઈપણ ડેટા શામેલ કરવાનું ટાળો જે તમે સાર્વજનિક રીતે શેર કરવા માંગતા નથી.કેટલાક કિસ્સાઓમાં ઓટોમેટેડ પ્રતિભાવ એવા લોકો સુધી પહોંચી શકે છે જેમને તમે જાણતા નથી, તેથી આંતરિક કંપની વિગતો કરતાં સામાન્ય સમય, તારીખો અને સંપર્કો પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવું વધુ સારું છે.
છેલ્લે, તમારા ફેરફારો સાચવતા પહેલા હંમેશા તમારી જોડણી અને ફોર્મેટિંગ તપાસો.યાદ રાખો કે આ સંદેશ ગ્રાહકો, બોસ, સહકાર્યકરો અને સપ્લાયર્સ દ્વારા જોવામાં આવશે. બે મિનિટ પ્રૂફરીડિંગ સારી છાપ બનાવવા અને બેદરકાર દેખાવા વચ્ચેનો તફાવત લાવી શકે છે, ભલે તમે આસપાસ ન હોવ.
તમારી ગેરહાજરીથી પાછા ફર્યા પછી, સંચિત ઇમેઇલ્સની સમીક્ષા કરવા માટે થોડો સમય કાઢો. અને બાકીના કોઈપણ સંદેશાઓનો જવાબ આપો, જો તમે અંતિમ તારીખ સેટ ન કરી હોય તો સ્વચાલિત જવાબોને અક્ષમ કરવાનું યાદ રાખો. આ લૂપ બંધ કરશે અને જ્યારે તમે સંપૂર્ણપણે કાર્યરત હોવ ત્યારે સિસ્ટમને સૂચનાઓ મોકલવાનું ચાલુ રાખશે નહીં.
આ બધા સાથે, તમારા સ્માર્ટફોન પર સ્થાનિક સ્વચાલિત જવાબો સક્રિય કરવા હવે એક સરળ ઔપચારિકતા નથી. અને તે તમારા વ્યાવસાયિક સંદેશાવ્યવહારનો બીજો ભાગ બની જાય છે: તમે Gmail અથવા Outlook માં સેટિંગ્સ ગોઠવો છો, તમે મોકલેલા સંદેશનું ધ્યાન રાખો છો, તમે તમારી ઉપલબ્ધતા મર્યાદા નક્કી કરો છો અને ખાતરી કરો છો કે તમારો સંપર્ક કરવાનો પ્રયાસ કરી રહેલા કોઈપણને બરાબર ખબર હોય કે શું થઈ રહ્યું છે અને જ્યારે તમે ઑફલાઇન હોવ ત્યારે તેઓ કેવી રીતે મદદ મેળવી શકે છે.
